Beschluss:

Die Einführung eines papierlosen Sitzungsdienstes mittels Tablet-Computer für die Ratsmitglieder wird beschlossen. Die Verwaltung wird mit der Umsetzung beauftragt.

 

Die Verwaltung arbeitet seit März 2015 mit dem Sitzungsdienstprogramm „Session Sitzungsmanagement“  der Firma Somacos. Über dieses Programm werden alle sitzungsrelevanten Vorgänge erfasst und abgewickelt. Neben dem Aufbau einer Datenbank trägt dieses System zur Vereinheitlichung von Sitzungsdokumenten und einer Vereinfachung von Verwaltungsabläufen bei.

Anfang 2016 erfolgte die Einbindung eines Gremien- und Bürgerinformationsportals in die Internetseiten der Stadt Heinsberg. Dieses über die Sitzungssoftware „SessionNet“ gesteuerte Informationsportal bietet die Möglichkeit, sitzungsbezogene Informationen für unterschiedliche Nutzergruppen bereitzustellen. Mandatsträger/innen und Bürger/innen können sich hier gleichermaßen über die Gremientätigkeit informieren, wobei Mandatsträger/innen  mit weitergehenden Zugriffsrechten ausgestattet sind. 

 

Um die Modernisierung des Sitzungsdienstes nun weiter fortzuführen, ist die konsequente Nutzung der Online-Informationsdienste der eingesetzten Sitzungssoftware sinnvoll. Dahinter steht die Überlegung, den Sitzungsdienst grundsätzlich digital zu organisieren und auf die Verteilung von Drucksachen zu verzichten. Derzeit erhalten alle Gremienmitglieder –neben der Bereitstellung der Dokumente im Internet- ihre Sitzungsunterlagen (Einladungen, Vorlagen und Niederschriften) in Papierform. Die Papierform kann durch den Einsatz von Tablet-Computern ersetzt werden. Die Arbeit mit einem Tablet unterscheidet sich stark vom gewohnten Umgang mit Papier. Sie bietet verschiedene Vorteile, setzt aber auch die Bereitschaft voraus, sich auf eine andere Arbeitsweise umzustellen. Den entscheidenden Vorteil sieht die Verwaltung in der Flexibilisierung des Sitzungsalltags. Digital erfasste und archivierte Dokumente können jederzeit problemlos recherchiert, ortsunabhängig angezeigt, offline bearbeitet und in der Sitzung eingesehen werden.

 

 

Umstellung auf einen papierlosen Sitzungsdienst

Die Umsetzung der digitalen Gremienarbeit erfolgt durch den Einsatz von Tablet-Computern, die von der Verwaltung beschafft und mit der entsprechenden Software ausgestattet werden. Die Firma Somacos bietet hier die Möglichkeit, die bereits vorhandene Software „SessionNet“ durch das Modul „Mandatos“ zu erweitern. Diese App gewährleistet eine digitale Verfügbarkeit der Sitzungsunterlagen auf mobilen Endgeräten. Sie ermöglicht den Gremienmitgliedern eine schnelle und komfortable Arbeitsweise. Die Dokumente werden synchronisiert, können nach einmaligem Abruf offline bearbeitet, zu Recherchezwecken volltextbasiert genutzt und mit elektronischen Kommentaren und Notizen oder Markierungen versehen werden.

Sitzungsdokumente in Papierform werden mithin nicht mehr zur Verfügung gestellt.

 

 

Personenkreis

Alle Ratsmitglieder sollen mit Tablet-Computern ausgestattet werden. Eine Ausweitung auf sachkundige Bürger/innen ist mangels Verhältnismäßigkeit (Sitzungshäufigkeit/Kosten/Nutzen) nicht vorgesehen.

 

 

Kosten

Die Einführung der digitalen Gremienarbeit ist mit einmaligen Anschaffungskosten für die erforderlichen Lizenzen und Installation, Beschaffung der Endgeräte sowie mit lfd. Kosten für die notwendige Wartung und Softwarepflege verbunden. Der einmalige Kostenaufwand liegt bei ca. 7.300,00 EUR für den Erwerb der Lizenzen und der Dienstleistung für die erforderliche Installation sowie 24.000,00 EUR für die Anschaffung der Tablet-Computer. Für die Endgeräte ist eine Nutzungsdauer von 5 Jahren (sprich eine Wahlperiode) vorgesehen. Die lfd. Kosten für Wartung und Softwarepflege können mit jährlich ca. 1.500,00 EUR beziffert werden.

Demgegenüber treten die Kosten des Sitzungsdienstes in der bisherigen Form durch Druck, Vervielfältigung und Versand der Sitzungsdokumente. Im Ergebnis führt die Umstellung auf einen papierlosen Sitzungsdienst mittelfristig zu einer Kostensenkung. Ungeachtet der im Anschaffungsjahr aufzubringenden einmaligen Mittel von 7.300,00 EUR für den Erwerb der Lizenzen und der Installation, kann die Kostenersparnis mit 4.000,00 EUR/Wahlperiode beziffert werden, wobei hier keine Personalkosten berücksichtigt sind. Das Kostenverhältnis ändert sich zunehmend zugunsten eines papierlosen Sitzungsdienstes je umfangreicher die Sitzungsunterlagen werden. Bereits heute werden umfangreiche Sitzungsdokumente nicht mehr in Papierform zusammengestellt. Insbesondere im Rahmen der Bauleitplanung werden die Anlagen zu Sitzungsvorlagen aus Gründen der Kostenersparnis und Übersichtlichkeit ausschließlich digital zur Verfügung gestellt. 

 

 

Rechtliche Beurteilung

Die Form der Sitzungsdokumente, insbesondere die der Einladung, ist gesetzlich nicht festgeschrieben. Regelungen hierzu enthält die Geschäftsordnung für den Rat und die Ausschüsse der Stadt Heinsberg. Bei Einführung eines papierlosen Sitzungsdienstes müsste die Geschäftsordnung entsprechend geändert werden. 

Die mit der Entscheidung zur digitalen Gremienarbeit einhergehende Änderung der Geschäftsordnung wird im nachfolgenden Tagesordnungspunkt behandelt.

 

 

Nach Aufruf des Tagesordnungspunktes führte Bürgermeister Dieder aus, dass im Vorfeld der Sitzung vermehrt Fragen bezüglich der Umsetzung an die Verwaltung herangetragen worden seien. Er verwies darauf, dass zunächst ein  Grundsatzbeschluss zur Einführung eines papierlosen Sitzungsdienstes gefasst werde solle. Die Einzelheiten der Umsetzung würden sodann mit den Fraktionen erörtert.